Có thể bạn chưa biết thị trường RPA toàn cầu ước tính sẽ chạm mốc hơn 25 tỷ đô la vào năm 2027 với tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm lên tới 40.6%.
Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA) là giải pháp sử dụng con bot được lập trình sẵn nhằm thực hiện các tác vụ lặp lại và có quy trình một cách chính xác và hiệu suất. Từ đó, RPA sẽ giải phóng quỹ thời gian của nhân sự để họ tập trung vào các nhiệm vụ yêu cầu tính sáng tạo và chiến lược hơn.
Tuy nhiên, việc triển khai RPA không phải là khoản đầu tư một lần, mà quá trình này đòi hỏi phải một kế hoạch nhiều bước từ việc thiết kế quy trình, thử nghiệm, triển khai, đến giám sát và bảo trì các bot thường xuyên. Do đó, điều cần thiết là phải xác định được lợi tức đầu tư (ROI) của một dự án RPA, tức là cần đo lường tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư ban đầu của dự án.
Bài viết này sẽ thảo luận về tầm quan trọng của số liệu ROI trong dự án RPA, cũng như các cách đo lường chỉ số ROI hiệu quả và một số chiến lược đo lường trong thực tế.
Tại sao việc đo lường chỉ số ROI trong dự án RPA lại quan trọng?
Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA) mang đến rất nhiều lợi ích, nhưng việc đo lường hiệu quả với từng doanh nghiệp lại không hề dễ dàng. Đó là lý do tại sao việc sử dụng các công cụ đo lường lại quan trọng và chỉ số ROI là một trong những công cụ hiệu quả nhất để thực hiện mục tiêu này.
Cam kết tài chính
Việc triển khai RPA yêu cầu sự chuẩn bị tài chính chu đáo từ doanh nghiệp, vì vậy cần xác định những tiêu chí và lí do khi quyết định đầu tư. Trong đó, chỉ số ROI của dự án RPA sẽ là một trong những căn cứ quan trọng để các tổ chức đánh giá hiệu quả của việc đầu tư ngân sách vào RPA.
Xây dựng niềm tin từ Ban Lãnh đạo
Để đảm bảo sự thành công của các giải pháp RPA, điều đầu tiên là cần có sự ủng hộ và phê duyệt từ Ban Lãnh đạo. Các thành viên trong Hội đồng quản trị có vai trò chỉ đạo, định hướng chiến lược của tổ chức, vì thế họ cần những con số minh chứng cụ thể để có thể đưa ra quyết định. Do đó, việc đo lường chỉ số ROI sẽ là một cách để xây dựng niềm tin của Ban Lãnh đạo bằng cách chứng minh sự đầu tư có lợi nhuận khi áp dụng RPA. Sự đồng lòng quyết định đầu tư RPA từ Hội đồng quản trị sẽ là nhân tố hàng đầu thúc đẩy các giải pháp RPA tăng tốc và vượt qua những khó khăn khi triển khai.
Tăng lợi nhuận và chế độ phúc lợi cho nhân viên
Chỉ số ROI không chỉ thể hiện bức tranh tài chính của doanh nghiệp mà nó còn là động lực cho sự phát triển của tổ chức. Khi các công ty triển khai các giải pháp RPA hiệu quả sẽ giúp tăng lợi nhuận và giá trị cổ phiếu của doanh nghiệp, điều đó sẽ được thể hiện qua chỉ số ROI. Hơn nữa, bằng cách giảm bớt các nhiệm vụ lặp lại với RPA, nhân viên có thể dành thời gian giải quyết các công việc phức tạp và phát triển kỹ năng cá nhân. Nhận thấy những lợi thế tiềm năng của RPA thông qua những con số minh chứng cụ thể với chỉ số ROI, nhân viên sẽ thấy hài lòng khi được hỗ trợ phát triển và trao quyền.
4 cách để đo lường hiệu quả chỉ số ROI của dự án RPA
Đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của dự án RPA là một bước quan trọng để đánh giá sự thành công và ảnh hưởng của dự án đối với tổ chức. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu các chiến lược thực tế để đo lường chỉ số ROI của giải pháp RPA.
Đọc thêm: Top 4 tiêu chí lựa chọn đơn vị triển khai RPA không thể bỏ lỡ
Thiết lập chỉ số cụ thể
Bước đầu tiên trong việc đo lường chỉ số ROI của dự án RPA là thiết lập các chỉ số đánh giá rõ ràng và phù hợp với mục tiêu và phạm vi của dự án. Các số liệu này cần nắm bắt được bao quát quá trình thực hiện dự án, bao gồm các yếu tố như tính hiệu quả (thời gian, nguồn lực…), độ chính xác, chất lượng và chỉ số ROI dự kiến.
Điều quan trọng là có thể đo lường và định lượng được các số liệu một cách cụ thể như thời gian thực hiện dự án, tỷ lệ lỗi, hiệu suất, tỷ lệ tin cậy, tỷ lệ tuân thủ, doanh thu và chi phí có thể tiết kiệm. Các dữ liệu cơ sở này cần được xác định ở các giai đoạn trước, trong và sau khi thực hiện dự án RPA.
Sử dụng công cụ phân tích
Bước thứ hai trong việc đo lường chỉ số ROI của dự án RPA là sử dụng các công cụ phân tích có thể giúp bạn thu thập, phân tích và trực quan hóa dữ liệu cho các dãy số liệu. Những công cụ bao gồm từ bảng tính đơn giản đến phần mềm và nền tảng phức tạp để cung cấp thông tin chuyên sâu theo thời gian thực về hiệu suất và tác động của dự án RPA. Một số công cụ phân tích hữu ích:
- UiPath Insights: Công cụ này thuộc hệ sinh thái của UiPath nhằm theo dõi và đo lường việc thực thi và phân tích kết quả theo từng dự án RPA khác nhau.
- ElectroNeek: Nền tảng cung cấp chỉ số ROI miễn phí có thể ước tính được hiệu suất của quá trình tự động hóa và chi phí tối ưu hóa. Bên cạnh đó, công cụ phân tích này có thể quản lý bộ máy nhân sự của dự án với các hạng mục về số lượng nhân viên, số giờ làm việc, chi phí thực hiện, từ đó hệ thống sẽ tính toán được chỉ số ROI dự kiến cũng như thời gian hoàn vốn và chi phí được cắt giảm.
- RPA dashboard: Người dùng có thể kiểm tra ngay các chỉ số hiệu suất (KPI) và trạng thái của dự án ngay trên giao diện hệ thống ở một số công cụ RPA tích hợp phân tích các thông số về số lượng bot, số lượng quy trình, thời gian thực hiện, tỷ lệ lỗi, mức chi phí tiết kiệm.
Cập nhật liên tục phản hồi để tối ưu hóa
Bước thứ ba khi đo lường chỉ số ROI của dự án RPA là cập nhật các phản hồi liên tục nhằm giúp giám sát và tối ưu hóa hiệu suất của dự án theo thời gian thực. Để làm được điều này có hệ thống thì cần xây dựng một trung tâm phản hồi Central Feedback Unit (CFU) có nhân viên theo dõi chỉ số ROI. Bộ phận sẽ thiết kế một khung đánh giá để giám sát, đo lường và theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI). Lúc này, những con số đánh giá chi tiết về tỷ lệ lỗi, thời gian xử lý…sẽ thay thế cho những bản báo cáo chung chung, và đó sẽ là căn cứ để đánh giá những tác động chi tiết của quá trình áp dụng RPA.
Trung tâm phản hồi không chỉ liên quan đến các bên thực thi dự án mà còn ảnh hưởng đến việc ra quyết định của các Giám đốc điều hành. Bởi vậy Trung tâm phản hồi này sẽ giúp Ban Lãnh đạo định hướng và thực hiện những chiến lược chuyển đổi số đúng đắn.
Xây dựng khung theo dõi phản hồi
Trung tâm phản hồi sẽ chia dự án thành các giai đoạn để có thể dễ dàng quản lý và kiểm soát. Trong đó, mỗi giai đoạn sẽ có những mục tiêu KPI cụ thể. Lúc này, quá trình thực hiện dự án sẽ nhìn dưới góc nhìn của một lộ trình chi tiết bao gồm các khía cạnh đánh giá chỉ số ROI bao gồm tỷ lệ hiệu quả, độ chính xác và tỷ lệ hài lòng của khách hàng.
Qua quá trình xác định các vấn đề và tối ưu chi phí, Trung tâm phản hồi sẽ thiết lập các phương pháp đo lường chính xác với chỉ số KPI cũng như chỉ số ROI. Điều này đảm bảo dữ liệu phản hồi đáng tin cậy, nhất quán và khách quan để phản ánh chính xác hiệu suất của dự án RPA qua chỉ số ROI cùng những chỉ số quan trọng khác.
Quy trình hoạt động
- Ghi nhận: Trung tâm phản hồi đối chiếu phản hồi từ nhiều phương thức khác nhau – khảo sát, phỏng vấn và đóng góp ý kiến trực tiếp của các bên liên quan. Mọi ý kiến đều quan trọng, từ những người điều hành đến những người trực tiếp thực thi.
- Trao đổi và Phân tích: Trung tâm phản hồi thúc đẩy một môi trường thảo luận cởi mở, nơi mà mọi phản hồi được đánh giá dựa trên hệ thống có các chỉ số cụ thể, từ đó có thể những điểm yếu cấn cải thiện, những điểm mạnh nên phát huy.
- Cải tiến: Từ những chỉ số phân tích phản hồi cụ thể, Trung tâm phản hồi sẽ đề xuất những giải pháp cải tiến phù hợp. Đó có thể là nâng cao trải nghiệm người dùng hay chỉnh sửa các quy trình tự động nhỏ – tất cả mọi cải tiến đều dựa trên dữ liệu và có mục tiêu.
Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả phản hồi đều phù hợp. Bởi vậy Trung tâm phản hồi lúc này sẽ như một bộ lọc để chọn ra những phản hồi hữu ích và loại bỏ những ý kiến thiếu thực tế. Cần lưu ý là mọi đề xuất đều góp phần thúc đẩy sự phát triển trong tổ chức hoạt động.
Bằng cách triển khai hoạt động phản hồi và quy trình cải tiến liên tục bởi một trung tâm phản hồi chuyên trách, chúng ta sẽ không chỉ đánh giá được hiệu quả của dự án RPA mà còn đảm bảo tính bền vững của dự án trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi.
Ngoài ra, hãy cân nhắc việc cung cấp các tài liệu bổ sung như các mẫu có thể tải xuống để xác định chỉ số ROI hoặc liên kết đến các công cụ phân tích dữ liệu. Điều này sẽ làm cho thông tin trở nên hữu ích hơn đối với người quyết định.
So sánh và đánh giá
Bước cuối cùng trong việc đo lường chỉ số ROI của dự án RPA là tiến hành lập bảng so sánh và tính điểm chuẩn, điều này nhằm đánh giá tính hiệu quả của dự án RPA so với các tiêu chuẩn trong ngành và lĩnh vực.
Để có thể so sánh kết quả các dự án, trước tiên cần tìm hiểu số liệu của các dự án tương tự từ nhiều nguồn tham khảo khác nhau, sau đó đối chiếu các số liệu để xác định những điểm mạnh, điểm cần cải thiện của dự án RPA hiện tại. Từ đó, đặt ra các mục tiêu thực tế và khả thi để nỗ lực. Một dự án cụ thể đã ứng dụng cách này đó là Dell EMC. Trong quá trình tự động hóa các quy trình Tài chính và Nhân sự như in hóa đơn và báo giá gia hạn, dự án đã tiết kiệm 2 triệu đô la mỗi năm bằng cách tự đánh giá khách quan các chỉ số để cải thiện chỉ số ROI.
Dẫn đầu hành trình RPA
Việc đo lường chỉ số ROI của dự án RPA không hề đơn giản nhưng lại rất quan trọng. Khi nắm rõ quy luật tài chính, nắm bắt những tiềm năng khi tích hợp RPA và đánh giá chỉ số ROI, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội dẫn đầu thị trường.
Thế giới công nghệ vẫn luôn thay đổi mạnh mẽ từng ngày, và những ứng dụng của RPA ngày càng đa dạng và phổ biến, điều đó đòi hỏi các tổ chức cần chủ động tiếp cận và đổi mới liên tục. Để đạt được hiệu suất cao, quá trình đầu tư RPA cần nhiều giai đoạn và nguồn lực tài chính đủ mạnh để cải tiến và tối ưu. Vì vậy, việc đo lường và đánh giá chỉ số ROI của dự án RPA mà doanh nghiệp đã đầu tư quan trọng hơn bao giờ hết.
Với đội ngũ nhân sự nhiệt huyết và giải pháp chuyên biệt, LTS GDS sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình nâng cao hiệu suất với các dự án RPA.
Đọc thêm: Triển khai RPA – Ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp với 4 lí do
Liên hệ với chúng tôi để có bản demo miễn phí ngay!
